§ 1.

Zarządzenie określa organizację przyjmowania, tryb rozpatrywania skarg i wniosków oraz przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, zwanym dalej „Ministerstwem”.

§ 2.

1. Nadzór i kontrolę w sprawach skarg i wniosków sprawuje Minister Pracy i Polityki Społecznej, zwany dalej „Ministrem”.

2. Czynności z zakresu bieżącego nadzoru nad prawidłowością przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków należą do kompetencji Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

§ 3.

1. Biuro Kontroli koordynuje przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa.

2. W Biurze Kontroli, w ramach koordynacji, o której mowa w ust. 1, zadania dotyczące skarg i wniosków realizuje Samodzielne Stanowisko Pracy do Spraw Skarg i Wniosków, zwane dalej „Stanowiskiem”.

§ 4.

1. Korespondencję, której treść wskazuje na skargę albo wniosek, Kancelaria Ogólna Ministerstwa przekazuje do Stanowiska, gdzie następuje jej kwalifikacja i rejestracja w systemie elektronicznym.

2. Zmiany kwalifikacji pisma dokonuje dyrektor Biura Kontroli na uzasadniony wniosek dyrektora komórki organizacyjnej.

3. W przypadku gdy korespondencja, której treść wskazuje na skargę albo wniosek, wpłynie bezpośrednio do komórki organizacyjnej, komórka ta jest obowiązana do niezwłocznego przekazania skargi albo wniosku do Stanowiska, celem zarejestrowania w systemie elektronicznym.

4. Zarejestrowaną skargę albo wniosek, o których mowa w ust. 1–3, Stanowisko przesyła do rozpatrzenia:

1) właściwym merytorycznie komórkom organizacyjnym Ministerstwa albo

2) właściwym organom lub instytucjom.

5. Skargi i wnioski dotyczące jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra, Stanowisko po ich zarejestrowaniu w systemie elektronicznym, kieruje do rozpatrzenia przez komórki organizacyjne Ministerstwa, właściwe do sprawowania nadzoru w imieniu Ministra nad tymi jednostkami.

6. Skargi i wnioski wnoszone lub przekazywane przez posłów i senatorów dotyczące osób indywidualnych rozpatrywane są w trybie określonym w ust. 14.

7. W przypadku zgłoszenia do Stanowiska skargi albo wniosku ustnie, przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia, celem przekazania sprawy do rozpatrzenia wg właściwości.

§ 5.

1. Komórki organizacyjne Ministerstwa są obowiązane do:

1) terminowego, rzetelnego i bezstronnego załatwiania skarg i wniosków zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków;

2) przygotowywania odpowiedzi, informacji lub wyjaśnień dotyczących załatwienia skargi albo wniosku;

3) udzielania interesantom, w zakresie rozpatrywanych skarg i wniosków zgłaszanych ustnie, informacji w formie pisemnej, telefonicznej lub pocztą elektroniczną;

4) każdorazowego odnotowywania w systemie elektronicznym sposobu rozpatrzenia skargi albo wniosku.

2. W przypadku niezałatwienia skargi albo wniosku w terminie określonym w Kodeksie postępowania administracyjnego, komórka rozpatrująca sprawę, zawiadamia skarżącego albo wnioskodawcę, podając przyczynę zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

§ 6.

Odpowiedzi na skargi i wnioski są podpisywane przez:

1) Ministra, Sekretarzy albo Podsekretarzy Stanu – w sprawach dotyczących jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra;

2) Dyrektora Generalnego Ministerstwa – w sprawach dotyczących dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa;

3) dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa – w sprawach dotyczących podległych pracowników i działalności komórki, którą kierują.

§ 7.

Jeżeli skarga albo wniosek dotyczy spraw należących do właściwości co najmniej dwóch komórek organizacyjnych Ministerstwa, odpowiedzi zbiorczej udziela Stanowisko, po uzyskaniu opinii właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych.

§ 8.

Skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty, właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa przechowują i archiwizują zgodnie z obowiązującymi w Ministerstwie przepisami w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentacji, rzeczowego wykazu akt i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, a także w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg albo wniosków.

§ 9.

Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa są obowiązani do:

1) wyznaczenia pracowników komórek im podległych do prowadzenia obsługi skarg i wniosków w systemie elektronicznym, odpowiedzialnych za terminowość załatwiania skarg i wniosków w tej komórce;

2) przekazywania do Stanowiska aktualnego wykazu pracowników, o których mowa w pkt 1.

§ 10.

1. Stanowisko prowadzi, w formie papierowej, ewidencję przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu.

2. Wzór ewidencji, o której mowa w ust. 1, określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 11.

1. Sekretarze i Podsekretarze Stanu w zakresie powierzonych im obowiązków, określonych przepisami w sprawie zakresów czynności członków kierownictwa Ministerstwa, przyjmują interesantów w ramach skarg i wniosków.

2. Stanowisko sporządza miesięczne harmonogramy przyjęć interesantów przez Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu, po uprzednim ustaleniu terminów spotkań.

3. Informacje o terminach przyjęć interesantów zamieszcza się w widocznym miejscu, przy każdym z wejść do siedziby Ministerstwa, we wszystkich lokalizacjach Ministerstwa, oraz na stronie internetowej Ministerstwa.

§ 12.

Stanowisko jest obowiązane do:

1) prowadzenia monitoringu w zakresie procedury oraz terminowości załatwiania skarg i wniosków przez komórki organizacyjne Ministerstwa;

2) prowadzenia monitoringu w zakresie procedury oraz terminowości załatwiania skarg i wniosków przez jednostki organizacyjne podległe i nadzorowane przez Ministra;

3) prowadzenia monitoringu sposobu załatwiania skarg i wniosków przesłanych przez Ministerstwo do rozpatrzenia przez urzędy wojewódzkie;

4) sporządzania, na koniec każdego kwartału, informacji dotyczącej terminowości załatwiania skarg i wniosków rozpatrywanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa;

5) dokonywania okresowej oceny przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków przez jednostki organizacyjne podległe i nadzorowane przez Ministra.

§ 13.

1. Komórki organizacyjne Ministerstwa oraz jednostki organizacyjne podległe i nadzorowane przez Ministra są obowiązane do sporządzania i przekazywania do Biura Kontroli, w terminie do końca stycznia każdego roku, sprawozdań dotyczących rozpatrywanych skarg i wniosków oraz przyjęć interesantów w roku poprzednim.

2. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1, zawierają część opisową i tabelaryczną; wzór części tabelarycznej określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 14.

1. Stanowisko, na podstawie sprawozdań, o których mowa w § 13, w terminie do końca lutego każdego roku, opracowuje zbiorczą ocenę roczną przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków oraz przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków, przez komórki organizacyjne Ministerstwa oraz jednostki podległe i nadzorowane przez Ministra.

2. Ocena, o której mowa w ust. 1, przedkładana jest członkom kierownictwa Ministerstwa, w terminie do dnia 15 marca każdego roku.

§ 15.

Traci moc Zarządzenie Nr 3 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 lutego 2013 r. w sprawie przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej.

§ 16.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.