Na podstawie § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426), w celu wdrożenia rozwiązań w zakresie zapobiegania i zwalczania zjawisk korupcyjnych oraz realizacji polityki przejrzystości działań służbowych, ustala się, co następuje:

1. Wprowadza się wytyczne postępowania dla żołnierzy i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej w kontaktach z wykonawcami i osobami działającymi na ich rzecz, stanowiące załącznik do decyzji.

2. Dyrektorzy (szefowie, komendanci, kierownicy) komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej powiadamiają podległych żołnierzy i pracowników o treści wytycznych, o których mowa pkt 1.

3. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Załącznik do decyzji Nr 16/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 9 stycznia 2007 r. (poz. 13)

Wytyczne
postępowania dla żołnierzy i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej w kontaktach z wykonawcami i osobami działającymi na ich rzecz

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Wytyczne określają zasady postępowania żołnierzy i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej w kontaktach z przedsiębiorcami oraz innymi osobami fizycznymi i prawnymi:

1) wykonującymi na rzecz komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej, zwanych dalej „jednostkami”, odpłatne umowy, w szczególności na dostawy, świadczenie usług lub prace budowlane;

2) które z racji zakresu prowadzonej działalności mogą starać się o zawarcie umów, o których mowa w pkt 1;

3) agentami handlowymi, przedstawicielami i współpracownikami podmiotów, o których mowa w pkt 1 i 2;

4) wykonującymi na rzecz podmiotów, o których mowa w pkt 1-3, usługi w zakresie reklamy, promocji i reprezentacji;

5) które działają na rzecz podmiotów wskazanych w pkt 1-4

- zwanych dalej „wykonawcami i osobami działającymi na ich rzecz”.

§ 2. W kontaktach z wykonawcami i osobami działającymi na ich rzecz należy zachować świadomość, że mogą one same lub za pośrednictwem wynajętych specjalistów, stosować działania mające zapewnić im przychylność żołnierzy i pracowników jednostek lub mające wpłynąć na postępowanie jednostek zgodnie z ich interesami.

§ 3. W kontaktach z osobami, o których mowa w § 1, należy kierować się zasadami:

1) godności i honoru;

2) zdrowego rozsądku i umiaru;

3) ochrony dobrego imienia Ministerstwa Obrony Narodowej i Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;

4) pierwszeństwa interesów Ministerstwa Obrony Narodowej i Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej wobec interesów tych osób;

5) unikania sytuacji, które mogłyby wywoływać powstanie długu materialnego lub honorowego albo poczucia wdzięczności wobec tych osób;

6) unikania zachowań, które mogłyby być interpretowane jako faworyzowanie tych osób w stosunku do ich konkurentów lub które do takiego faworyzowania by prowadziły.

Rozdział 2

Rozliczanie kosztów

§ 4. 1. Przy rozliczaniu kosztów poniesionych w związku z bezpośrednimi kontaktami z wykonawcami i osobami działającymi na ich rzecz należy przyjąć zasadę: „każdy płaci za siebie”. W szczególności:

1) koszty służbowych podróży krajowych i zagranicznych, w tym koszty dojazdów, wyżywienia i noclegów, żołnierzy i pracowników jednostek pokrywa się wyłącznie z budżetu, którego dysponentem jest Minister Obrony Narodowej;

2) w restauracjach i innych miejscach wspólnego przebywania należy żądać oddzielnego rachunku i opłacać go z własnych środków.

2. Dopuszczalne jest korzystanie:

1) ze standardowych poczęstunków przewidzianych w danej firmie dla gości biurowych, jeżeli nie są one bardziej wystawne od poczęstunków stosowanych w jednostce dla gości;

2) ze standardowych, ogólnodostępnych poczęstunków i posiłków podczas targów, seminariów i konferencji;

3) ze standardowych posiłków w stołówkach zakładowych, jeżeli skorzystanie z innych form wyżywienia wiązałoby się z nadmiernymi trudnościami;

4) z lokalnego transportu zapewnianego przez wykonawcę w obrębie miejscowości będącej siedzibą wykonawcy lub pomiędzy miejscem zakwaterowania a siedzibą wykonawcy albo jej zakładów, jeżeli skorzystanie z innych form transportu wiązałoby się z nadmiernymi trudnościami.

3. Poza przypadkami, o których mowa w ust. 2, niedopuszczalne jest korzystanie z innych form fundowania posiłków, poczęstunków, przejazdów, ani pokrywania innych kosztów.

Rozdział 3

Przedsięwzięcia promocyjne

§ 5. 1. Przy rozpatrywaniu propozycji wspólnych przedsięwzięć o charakterze promocyjnym lub podobnym (konferencje, prezentacje, imprezy charytatywne, imprezy promocyjne) lub uczestniczenia w przedsięwzięciach organizowanych przez wykonawców i osoby działające na ich rzecz, należy postępować zgodnie z zasadą, że zadaniem żołnierzy i pracowników jednostek jest wyłącznie promowanie Ministerstwa Obrony Narodowej i Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.

2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1:

1) dopuszczalne i zalecane są przedsięwzięcia promocyjne związane bezpośrednio z zawarciem lub wykonywaniem zawartej umowy, organizowane wspólnie przez jednostki i wykonawcę; należy zadbać, aby w trakcie tych przedsięwzięć były promowane obie strony umowy;

2) dopuszczalne jest udzielanie pomocy krajowym przedsiębiorstwom sektora obronnego w przedsięwzięciach promocyjnych skierowanych na rynki zagraniczne;

3) w przedsięwzięcia, które nie są związane bezpośrednio z podpisaniem lub wykonywaniem zawartej umowy, nie powinny angażować się jednostki oraz jej żołnierze i pracownicy.

Rozdział 4

Prezenty, materiały promocyjne i informacyjne

§ 6. 1. Niedopuszczalne jest przyjmowanie do prywatnego użytku od wykonawców i osób działających na ich rzecz, żadnych prezentów, nawet nie mających wartości handlowej, ani żadnych korzyści majątkowych lub osobistych. Wyjątkiem jest przyjmowanie podczas wspólnych przedsięwzięć promocyjnych lub w trakcie targów materiałów promocyjnych o znikomej lub żadnej wartości handlowej.

2. Dopuszczalne i zalecane jest przyjmowanie materiałów informacyjnych (druki, filmy, aplikacje komputerowe).

3. Niewskazane jest używanie na terenie jednostek materiałów promocyjnych, promujących wykonawców i osoby działających na ich rzecz, ich marki i znaki towarowe.

Rozdział 5

Kontakty towarzyskie

§ 7. 1. Kontakty towarzyskie z pracownikami wykonawców i osób działających na ich rzecz, nawiązane zanim powstała relacja „żołnierz lub pracownik jednostki” - „pracownik wykonawcy i osoby działającej na jej rzecz”, mogą być kontynuowane w dotychczasowej formie i intensywności, przy zachowaniu zasad określonych w niniejszych wytycznych.

2. W przypadkach innych niż określone w ust. 1, nie zaleca się rozwijania kontaktów towarzyskich.

Rozdział 6

Przedsięwzięcia i imprezy okolicznościowe zewnętrzne

§ 8. 1. W przypadku zaangażowania Ministerstwa Obrony Narodowej, Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej lub żołnierzy i pracowników jednostek w różnego typu przedsięwzięcia o charakterze naukowym, popularno-naukowym czy dyskusyjnym (forum, konferencja, sympozjum) związane z obronnością lub w imprezy o charakterze okolicznościowym, charytatywnym albo towarzyskim, proponowane są formy takie jak: uczestnictwo, wygłoszenie referatu, patronat, uczestnictwo w komitecie honorowym, partnerstwo czy też pomoc przy organizacji imprezy.

2. W przypadku, gdy przedsięwzięcie lub imprezę organizują wykonawcy i osoby działające na ich rzecz, należy stosować zasady określone w § 3.

3. Zaangażowanie jednostek lub ich przedstawicieli jest dopuszczalne, jeżeli przedsięwzięcie lub impreza nie ma jawnego lub ukrytego charakteru promocyjnego czy reklamowego na rzecz wykonawców i osób działających na ich rzecz.

4. W innych przypadkach, w których nie jest jasne, czy organizator należy do podmiotów wskazanych w § 1, należy zwrócić się do organizatorów o:

1) szczegółowe określenie celu przedsięwzięcia lub imprezy;

2) szczegółowe określenie proponowanej formy zaangażowania się jednostek lub przedstawicieli Ministerstwa Obrony Narodowej lub Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;

3) szczegółowe przedstawienie programu;

4) przedstawienie informacji o organizatorze oraz osobach nim zarządzających;

5) przedstawienie listy współorganizatorów, partnerów, patronów, sponsorów, członków komitetów honorowych lub organizacyjnych oraz listy innych osób prawnych i fizycznych, których nazwy (nazwiska), logo, znaki towarowe będą publikowane lub promowane w związku z przedsięwzięciem lub imprezą;

6) zapewnienie, że w związku z przedsięwzięciem lub imprezą nie będą prowadzone działania o charakterze promocji wykonawców i osób działających na ich rzecz, produkowanych przez te podmioty wyrobów czy świadczonych usług.

Rozdział 7

Najem i użyczanie lokali oraz terenów

§ 9. Odpłatne wynajmowanie i bezpłatne użyczanie lokali i terenów jednostek na przeprowadzanie przedsięwzięć i imprez, może odbywać się na zasadach określonych w § 5.

§ 10. W umowie najmu lub użyczenia powinno znajdować się w szczególności:

1) oświadczenie organizatora, że w związku z przedsięwzięciem lub imprezą nie będą prowadzone żadne działania o charakterze promocji wykonawców i osób działających na ich rzecz, realizujących zamówienia dla jednostek lub starających się albo mogących się starać o takie zamówienia, ani ich znaków towarowych, produkowanych wyrobów czy świadczonych usług;

2) uprawnienie wynajmującego (użyczającego) do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku stwierdzenia, że oświadczenie organizatora nie odpowiada stanowi faktycznemu.

§ 11. Dopuszczalne jest wynajmowanie i użyczanie lokali i terenów jednostek w celu:

1) przeprowadzenia prezentacji lub pokazów na rzecz Ministerstwa Obrony Narodowej;

2) przeprowadzenia prezentacji lub pokazów organizowanych przez krajowe przedsiębiorstwa sektora obronnego dla odbiorców zagranicznych.

Rozdział 8

Sponsorowanie przedsięwzięć i imprez

§ 12. Przy wyborze darczyńców, sponsorujących przedsięwzięcia i imprezy organizowane lub współorganizowane przez jednostki, albo odbywające się na terenie jednostek, należy kierować się następującymi zasadami:

1) niedopuszczalne jest sponsorowanie przedsięwzięć i imprez przez wykonawców i osoby działających na ich rzecz, chyba, że chodzi o wspólne przedsięwzięcie promocyjne, związane z podpisaniem lub wykonywaniem umowy;

2) dopuszczalne jest sponsorowanie przedsięwzięć i imprez przez inne osoby, pod warunkiem, że nie będzie to związane z promocją nazw, logo lub znaków towarowych osób, o których mowa w § 1.

Rozdział 9

Prezentacje

§ 13.1. Działania informacyjne, dotyczące produktów i usług, które mogą być przedmiotem zainteresowania jednostek, powinny być przeprowadzane przez wykonawców (producentów, usługodawców) lub ich przedstawicieli w formie oficjalnych prezentacji lub pokazów.

2. Wskazane jest, aby te prezentacje lub pokazy odbywały się na terenie jednostek lub podczas targów.

3. W przypadku, gdyby koszty prezentacji lub pokazu na terenie jednostek lub podczas targów były zbyt wysokie lub prezentacja taka była niemożliwa z przyczyn technicznych lub organizacyjnych, dopuszczalne jest przeprowadzenie prezentacji lub pokazu na rzecz oficjalnej delegacji Ministerstwa Obrony Narodowej na terenie wykonawcy.

4. Koszty zorganizowania prezentacji lub pokazu powinien ponieść wykonawca, z wyjątkiem kosztów podróży krajowych i zagranicznych przedstawicieli jednostek, które powinny być rozliczane na zasadach określonych w § 4.

5. Prezentacje i pokazy mogą odbywać się także podczas oficjalnych konferencji i posiedzeń grup roboczych Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego i Unii Europejskiej, ujętych w planie kontaktów zagranicznych Ministerstwa Obrony Narodowej.

Rozdział 10

Sytuacje wątpliwe i nieprzewidziane

§ 14. W sytuacjach wątpliwych lub nieprzewidzianych niniejszymi wytycznymi:

1) należy kierować się zasadami określonymi w § 3;

2) dyrektorzy (szefowie, komendanci, kierownicy) mogą zwrócić się o wyrażenie opinii do Pełnomocnika Ministra Obrony Narodowej do spraw Procedur Antykorupcyjnych.