Interpretacja indywidualna z dnia 11.03.2019, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ

Przechowywanie faktur papierowych, dokumentujących ponoszone wydatki, wyłącznie w formie elektronicznej, tj. zeskanowanej faktury, otrzymanej w formie papierowej.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2018 r., poz. 800, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 3 stycznia 2019 r. (data wpływu 11 stycznia 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie przechowywania faktur papierowych, dokumentujących ponoszone wydatki, wyłącznie w formie elektronicznej, tj. zeskanowanej faktury, otrzymanej w formie papierowej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 stycznia 2019 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie przechowywania faktur papierowych, dokumentujących ponoszone wydatki, wyłącznie w formie elektronicznej, tj. zeskanowanej faktury, otrzymanej w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca - (dalej jako: Wnioskodawca lub Spółka) prowadzi jako osoba prawna działalność w zakresie importu i dystrybucji części zamiennych do samochodów osobowych, dostawczych i motocykli. Wnioskodawca prowadzi platformę sprzedaży, głównie kanałami elektronicznymi, oraz logistyki dostaw części zamiennych w trybie just-in-time do rozproszonych klientów, do których należą przede wszystkim warsztaty oraz sklepy motoryzacyjne. Wnioskodawca działa w oparciu o zintegrowane narzędzia IT zarządzające całym łańcuchem dostaw oraz infrastrukturą logistyczną, a także siatką transportową umożliwiającą dostawę towaru do klienta końcowego z częstościowością 3-5 razy dziennie. Wnioskodawca współpracuje z blisko dostawcami części zamiennych w obszarze tzw. rynku aftermarket, jak również z dostawcami OEM z całego świata.

Spółka jest na etapie wdrażania systemu elektronicznego obiegu dokumentów. W przypadku wdrożenia ww. systemu otrzymane faktury w formie papierowej, dokumentujące ponoszenie wydatków (zarówno od podmiotów krajowych, jak również podmiotów posiadających siedzibę na terytorium innych państw członkowskich oraz państw trzecich), będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, tj. poprzez zeskanowanie faktury otrzymanej w formie papierowej. Taka forma pozwoli na wyeliminowanie możliwości modyfikowania danych z faktury, także nie będzie możliwe dokonanie jakiejkolwiek zmiany danych na fakturze. Dodatkowo w stosunku do faktur, które Wnioskodawca otrzyma i będzie przechowywał w formie elektronicznej, będzie istniała pewność co do tożsamości dokonujących dostaw towarów, usługodawców oraz wystawców w/w faktur. Ponadto po zeskanowaniu faktury będą w niezmienionej formie archiwizowane w systemie, w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp i będzie zapewniony wyraźny z nich odczyt danych. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe i przechowywane co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w formie czytelnej dla człowieka, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Wnioskodawcę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Tym sam eliminowane jest ryzyko degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej. System będzie umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienie ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu).