Jak uniknąć błędów w aktach osobowych pracowników

Pracodawca zakłada dla każdego pracownika odrębną, opisaną imieniem i nazwiskiem teczkę osobową. Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków od tej zasady. Jeżeli pracodawca gromadzi dokumentację związaną ze stosunkiem pracy i przechowuje ją w jakiejkolwiek innej formie niż określona w rozporządzeniu, nie realizuje obowiązku prowadzenia akt osobowych. Takie postępowanie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 k.p.).

Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z Kodeksu pracy. Uszczegółowienie wytycznych w tym zakresie stanowią przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.