Jak skutecznie podpisać umowę w formie elektronicznej?

Często podpisujemy umowy z wykonawcami i dostawcami za pośrednictwem internetu. Jak prawidłowo to zrobić, aby w świetle przepisów były one ważne? Kiedy możemy posłużyć się profilem zaufanym, a kiedy konieczny jest płatny kwalifikowany podpis elektroniczny?

Składanie oświadczeń woli z wykorzystaniem narzędzi informatycznych stało się w ostatnim czasie bardzo popularne. Niestety przedsiębiorcy mają wiele wątpliwości, jak zrobić to prawidłowo. Elektroniczne podpisanie dokumentu może bowiem nastąpić za pośrednictwem różnych narzędzi [ramka 1], tymczasem zastosowanie odpowiedniego rodzaju podpisu może mieć kluczowe znaczenie dla ważności dokonanej czynności oraz mocy prawnej podpisanego dokumentu.

Ramka 1

Rodzaje e-podpisów w Unii

Klasyfikację narzędzi służących identyfikacji elektronicznej zawiera tzw. rozporządzenie eIDAS, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73; dalej: rozporządzenie). Definiuje ono trzy kategorie narzędzi:

▶ podpis elektroniczny - oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis;