Interpretacja indywidualna z dnia 29 lutego 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-1.4011.6.2024.1.EC

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwiazanych z podróżami służbowymi i szkoleniami pracowników.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 stycznia 2024 r. wpłynął Pani wniosek z 22 grudnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwiazanych z podróżami służbowymi i szkoleniami pracowników.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jest Pani osobą fizyczną podlegającą w Rzeczpospolitej Polskiej nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu i jednocześnie wspólnikiem zarządzającym spółki A spółka jawna (dalej „Spółka”) z siedzibą w (…), wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy (…) Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS (…).

Spółka nie jest osobnym podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Podatnikami są wyłącznie poszczególni wspólnicy, którzy ustalają przypadające na nich przychody i koszty ich uzyskania z tytułu działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę oraz rozliczają podatek dochodowy na wybranych przez siebie zasadach. Po zakończeniu roku podatkowego na potrzeby tego rozliczenia wspólnicy składają zeznanie podatkowe wraz z załącznikiem, w którym wskazują informacje dotyczące m.in. Spółki, procentowej wielkości posiadanego w niej udziału, a ponadto dane o przychodzie, kosztach uzyskania przychodów, dochodzie lub stracie Spółki oraz przypadającym im przychodzie, kosztach, dochodzie lub stracie. Spółka świadczy usługi prawne na rzecz polskich i międzynarodowych klientów. Przeważającą działalnością Spółki jest pozostała działalność prawnicza (PKD 69.10.Z.) Spółka jest zarejestrowanym podatnikiem VAT.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka zawiera z osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą umowy o współpracę (dalej "Współpracownicy"). Zawierane umowy cywilnoprawne ze Współpracownikami dotyczą świadczenia przez nich usług prawnych na rzecz klientów Spółki. Współpracownikami są głównie adwokaci lub radcowie prawni, jak też aplikanci adwokaccy lub radcowscy.

Współpracownicy są zobowiązani do wykonywania obowiązków określonych w umowie o współpracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wytycznymi Spółki, z zachowaniem najwyższej staranności oraz dobrych obyczajów. Współpracownik jest zobowiązany do osobistego wykonywania obowiązków określonych w umowie. Usługi są świadczone przez Współpracowników w miejscu i czasie przez nich określonym.

Współpracownicy realizując swoje obowiązki niejednokrotnie wykonują podróże służbowe m.in. na rozprawy prowadzone przed sądami powszechnymi czy sądami administracyjnymi oraz na czynności przed urzędami administracji publicznej, a także do klientów Spółki bądź innych podmiotów świadczących usługi prawne.

Ponadto, ze względu na specyfikę wykonywanej działalności, Współpracownicy Spółki są zobowiązani posiadać wiedzę specjalistyczną, nierzadko z dynamicznie rozwijających się dziedzin prawa, ekonomii oraz finansów.

Brak rozwoju oraz dalszego kształcenia przez Współpracowników dotyczących wykonywanego przez nich zawodu prawniczego może skutkować niepoprawnym realizowaniem obowiązków wynikających z umowy o współpracę, a tym samym znacznymi stratami dla Spółki. Ponadto, brak poprawy jakości świadczonych usług poprzez odpowiednie szkolenia bądź poszerzenia zakresu świadczonych usług może spowodować utratę przez Spółkę pozycji rynkowej, co również wpłynie na osiągane przez nią przychody. W dynamicznie rozwijającym się systemie prawnym konieczne jest zapewnienie Współpracownikom możliwości dalszego rozwoju i kształcenia.

W związku z tym, konieczne jest ponoszenie kosztów związanych z podróżami służbowymi (m.in. kosztów transportu, kosztów noclegu i wyżywienia) oraz kosztów szkoleń odbywanych przez Współpracowników (m. in. koszt rejestracji na szkolenie, koszt transportu, koszt noclegu).

Ze względu na znaczną wysokość tego rodzaju wydatków, nie każdy ze Współpracowników jest w stanie ponieść we własnym imieniu, a dopiero potem uzyskać zwrot tych kosztów od Spółki. W związku z tym, Spółka rozważa wprowadzenie rozwiązania, że w przypadku gdy Współpracownik nie jest w stanie ponieść samodzielnie kosztów podróży służbowej lub szkolenia, wszelkie koszty są pokrywane bezpośrednio przez Spółkę.

Spółka nie wypłaca Współpracownikom diet w postaci ryczałtu, lecz rozliczenie zawsze następuje na podstawie rzeczywiście poniesionych i odpowiednio udokumentowanych wydatków, tj. na podstawie faktur, rachunków, paragonów, itd.

Poniesione przez Spółkę wydatki na podróże służbowe Współpracowników pozostają w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Konieczność odbycia podróży służbowych wynika z konieczności świadczenia usług prawnych na rzecz klientów Spółki, a podróże te odbywają się wyłącznie na polecenie Spółki.

Odbycie podróży służbowej przez Współpracownika i świadczenie w miejscu docelowym usług prawnych na rzecz klienta Spółki (m. in. poprzez reprezentację klienta Spółki w sądzie bądź przed organem administracji publicznej) pozostaje w ścisłym związku z przychodem oraz źródłem przychodów Spółki. Świadczenie usług prawnych na rzecz klienta Spółki przez Współpracownika stanowi bowiem podstawę uzyskiwanego przez Spółkę wynagrodzenia od klientów. Współpracownicy realizują w ten sposób usługi świadczone przez Spółkę na rzecz jej klientów. Wydatki na podróże służbowe Współpracowników będą więc ponoszone w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia bądź zachowania źródła przychodu Spółki.

Również wydatki na szkolenia Współpracowników pozostają w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Rozwój Współpracowników pozwala poszerzyć zakres usług prawnych świadczonych przez Spółkę, a tym samym zwiększyć przychód ze świadczenia tego rodzaju usług.

Pytania

1.Czy wydatki poniesione bezpośrednio przez Spółkę, w związku z podróżami służbowymi Współpracowników wykonanymi w celu prawidłowej realizacji usług, będą stanowić dla Pani - wspólnika Spółki - koszt uzyskania przychodów z tytułu działalności prowadzonej przez Spółkę, proporcjonalnie do posiadanych przez Panią udziałów w zysku Spółki?

2.Czy wydatki poniesione bezpośrednio przez Spółkę, w związku ze szkoleniami Współpracowników odbytymi w celu prawidłowej realizacji usług, będą stanowić dla Pani - wspólnika Spółki - koszt uzyskania przychodów z tytułu działalności prowadzonej przez Spółkę, proporcjonalnie do posiadanych przez Panią udziałów w zysku Spółki?

Pani stanowisko w sprawie

1.Pani zdaniem, koszty podróży służbowych (koszty transportu, koszty noclegu i wyżywienia), które zostaną poniesione przez Spółkę bezpośrednio w związku z podróżami służbowymi Współpracowników, będą stanowić dla wspólników Spółki, w tym dla Pani, koszt uzyskania przychodów z tytułu działalności prowadzonej przez Spółkę, proporcjonalnie do posiadanych przez nich udziałów w zysku Spółki, ponieważ koszty te spełniają wymogi z art. 22 ust.1 u.p.d.o.f oraz nie stanowią wydatku wyłączonego z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f.

2.Dodatkowo Pani zdaniem, koszty szkoleń (koszt rejestracji na szkolenie, koszt transportu, koszt noclegu), które zostaną poniesione przez Spółkę bezpośrednio w związku ze szkoleniami Współpracowników, będą stanowić dla wspólników Spółki, w tym dla Pani, koszt uzyskania przychodów z tytułu działalności prowadzonej przez Spółkę, proporcjonalnie do posiadanych przez nich udziałów w zysku Spółki, ponieważ koszty te spełniają wymogi z art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. oraz nie stanowią wydatku wyłączonego z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust.1 u.p.d.o.f.

Powyższe Pani stanowisko wynika z następującej oceny prawnej obowiązujących przepisów prawa podatkowego.

Spółka nie jest podatnikiem podatku dochodowego. Opodatkowaniu podlegają dochody poszczególnych wspólników Spółki. Z uwagi na fakt, iż wspólnikami Spółki są wyłącznie osoby fizyczne, to dochód z udziału w tej Spółce podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 9 ust 1 u.p.d.o.f., opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c u.p.d.o.f. oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Powyższy przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania.

W myśl art. 9 ust. 2 u.p.d.o.f., dochodem ze źródła przychodów jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów.

Stosownie do treści art. 5b ust. 2 u.p.d.o.f., jeżeli pozarolniczą działalność gospodarczą prowadzi spółka niebędąca osobą prawną, przychody wspólnika z udziału w takiej spółce, określone na podstawie art. 8 ust. 1 u.p.d.o.f., uznaje się za przychody ze źródła, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 u.p.d.o.f.

W myśl art. 8 ust. 1 u.d.o.f., przychody z udziału w spółce niebędącej osobą prawną, ze wspólnej własności, wspólnego przedsięwzięcia, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy lub praw majątkowych u każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa do udziału w zysku (udziału) oraz, z zastrzeżeniem ust. 1a, łączy się z pozostałymi przychodami ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu według skali, o której mowa w art. 27 ust. 1 u.p.d.o.f. W przypadku braku przeciwnego dowodu przyjmuje się, że prawa do udziału w zysku (udziału) są równe.

Zasady wyrażone w ust. 1 stosuje się odpowiednio do rozliczania kosztów uzyskania przychodów, wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów i strat (art. 8 ust. 2 pkt 1 u.d.o.f.).

W konsekwencji wspólnik spółki niebędącej osobą prawną przychody i koszty podatkowe powinien rozliczać w wysokości ustalonej stosownie do jego udziału w spółce i w takim zakresie, w jakim, jako wspólnik tej spółki, jest upoważniony i zobowiązany do rozliczania przychodów i kosztów ich uzyskania tej spółki.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f. Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f., stanowić mogą koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Ponadto, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem sytuacji, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

a) został poniesiony przez podatnika,

b) jest definitywny (rzeczywisty),

c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

d) poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

e) został właściwie udokumentowany,

f) nie został wymieniony w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f.

Powyższe oznacza, że każdy racjonalny wydatek, poniesiony przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jeżeli nie jest wymieniony w katalogu wyłączeń w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f, może być uznany za koszt podatkowy.

W Pani ocenie, poniesione bezpośrednio przez Spółkę wydatki na sfinansowanie podróży służbowych Współpracowników mają bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu przez Spółkę, a tym samym również przez wspólników, którzy uczestniczą w zyskach tejże Spółki. Współpracownicy Spółki odbywają podróże służbowe w celu wykonywania zadań określonych w umowie zawartej ze Spółką, tj. w celu obsługi prawnej klientów Spółki. Takie działania w sposób bezpośredni przekładają się na uzyskanie przychodu przez Spółkę. Świadczenie usług prawnych na rzecz klientów Spółki przez Współpracowników stanowi bowiem podstawę uzyskiwanego przez Spółkę wynagrodzenia od klientów oraz pozwala na utrzymanie relacji z dotychczasowymi klientami bądź pozyskanie nowych zleceń.

Ponadto, spełniona zostanie również przesłanka definitywnego poniesienia kosztu z zasobów Spółki. Koszty zostaną poniesione przez Spółkę, a w ostatecznym rozrachunku, z uwagi na uczestnictwo w zysku Spółki, przez jej wspólników.

Zaliczeniu tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów nie sprzeciwia się treść art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f. W przepisie tym nie sformułowano bowiem zakazu ani jakiegokolwiek innego ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Sama okoliczność ponoszenia wydatków w imieniu innego podmiotu nie przesądza bowiem o braku możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Konieczne jest natomiast zbadanie, czy wydatki te spełniają przesłanki wymienione w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., a także czy brak jest wymienienie tego wydatku w katalogu negatywnym, tj. w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f.

Dodatkowo, w Pani ocenie, poniesione przez Spółkę wydatki na szkolenia Współpracowników mają bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu przez Spółkę, a w konsekwencji z uwagi na uczestnictwo w zyskach Spółki również przez jej wspólników.

Współpracownicy, wykonując pracę muszą posiadać wiedzę specjalistyczną, nierzadko z dynamicznie rozwijających się dziedzin prawa, ekonomii oraz finansów. Zakres specjalizacji Współpracowników definiuje zakres usług, które Spółka może zaoferować swoim klientom. Profesjonalizm Współpracowników jest więc ściśle związany z funkcjonowaniem Spółki, w ramach przyjętego modelu prowadzenia działalności gospodarczej.

Z perspektywy Spółki kluczowe jest więc, aby Współpracownicy poprzez szkolenia mieli możliwość dalszego rozwoju i kształcenia, co bezpośrednio wpływa na rozwój Spółki oraz poprawność świadczonych przez nią usług.

Uczestnictwo Współpracowników w szkoleniach bezsprzecznie podnosi poziom wiedzy i kwalifikacje kadry Spółki, a także zaangażowanie/motywację w świadczeniu usług na rzecz Spółki i jej klientów, co w konsekwencji skutkuje umocnieniem pozycji rynkowej Spółki. Wyraża się ona poprzez zwiększenie jakości w zakresie obsługi klientów Spółki, poprawą wydajności i organizacji pracy, a także dysponowaniem przez Spółkę profesjonalnym zespołem posiadającym odpowiednie kompetencje do wykonywania określonego typu usług (prawnych, marketingowych, managerskich, obsługi klienta itp.).

Profesjonalizacja Współpracowników skutkuje zwiększeniem przychodów Spółki, a w konsekwencji jej wspólników. Istnieje ścisły związek pomiędzy wypracowanym przez Spółkę przychodem, który następnie dystrybuowany jest do wspólników Spółki, a merytorycznym stanem Współpracowników, na który wpływ mają organizowane szkolenia/konferencje.

Jak już wskazano, sama okoliczność ponoszenia wydatków w imieniu innego podmiotu nie przesądza o braku możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Konieczne jest natomiast zbadanie, czy wydatki te spełniają przesłanki wymienione w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., a także czy brak jest wymienienie tego wydatku w katalogu negatywnym, tj. w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f.

Uwzględniając powyższe stoi Pani na stanowisku, że w każdej z opisanych wyżej sytuacji poniesione przez Spółkę wydatki stanowić będą dla jej wspólników koszty uzyskania przychodów z tytułu działalności prowadzonej przez Spółkę, proporcjonalnie do przysługujących im udziałów w zyskach Spółki. Wydatki te spełniają wszystkie przesłanki, o których mowa w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., a przy tym nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f. Należy więc uznać, że koszty poniesione przez Spółkę bezpośrednio, w związku z podróżami służbowymi oraz szkoleniami Współpracowników, będą stanowić dla wspólników Spółki koszty uzyskania przychodów z tytułu działalności prowadzonej przez Spółkę, proporcjonalnie do przysługujących im udziałów w zyskach Spółki.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 4 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1467 ze zm.):

W myśl art. 22 § 1 ww. ustawy:

W myśl natomiast art. 51 ww. Kodeksu:

Przechodząc na grunt ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) należy wskazać, że w myśl art. 5a pkt 26 tej ustawy:

Z kolei, zgodnie z art. 5a pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Dochody spółek niebędących osobami prawnymi nie stanowią odrębnego przedmiotu opodatkowania. Opodatkowaniu podlegają natomiast dochody poszczególnych wspólników takiej spółki. Sposób opodatkowania dochodu z udziału w takiej spółce, tj. innej niż wskazana w art. 5a pkt 28 ww. ustawy, uzależniony jest od cywilnoprawnego statusu danego wspólnika.

Jeżeli wspólnikiem spółki niebędącej osobą prawną jest osoba fizyczna, to dochód z udziału w tej spółce podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Za spółkę niebędącą osobą prawną w rozumieniu powyższych przepisów należy zatem uznać m.in. spółkę jawną osób fizycznych.

W związku z powyższym, w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki jawnej osób fizycznych, podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych nie jest spółka, tylko poszczególni wspólnicy. Zatem na nich, a nie na spółce ciąży obowiązek podatkowy w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.

W myśl art. 5b ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 8 ust. 1 tej ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Proporcję, o której mowa w art. 8 powołanej ustawy, ustala się w stosunku do przysługującego wspólnikowi, będącemu osobą fizyczną, udziału w przychodach i kosztach spółek osobowych, stosownie do postanowień zawartych w umowie spółki, przy czym pod pojęciem udziału należy rozumieć udział w zyskach tej spółki. Zarówno więc przychody, koszty uzyskania przychodu, jak i wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, straty i ulgi podatkowe, powinny być rozliczane przez wspólnika spółki osobowej - proporcjonalnie do jego udziału w zyskach tej spółki (uwzględniający zmiany udziału w zysku), przewidzianego w umowie spółki osobowej.

W konsekwencji każdy ze wspólników oblicza odrębnie dochód z udziału w spółce i każdy samodzielnie od tego dochodu oblicza podatek dochodowy. Zatem na nich, a nie na spółce ciąży obowiązek podatkowy w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym przepisie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością pomniejszają przychody. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodów musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tych przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Należy zauważyć, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Przy czym możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodów, czy ich zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

1. „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

2. „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

3. „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty powinny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podsumowując, wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 23 ust. 1 omawianej ustawy.

Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.

W tym miejscu należy wskazać, że w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych ujętych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez zleceniodawcę na podróże służbowe.

W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi Współpracowników tj. osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 23 ust. 1 ustawy, nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli zatem Współpracownik wykonuje zadania wynikające z umowy, to koszty podróży służbowej mogą zostać zaliczone przez Panią, w części przypadającej na Panią jako wspólnika spółki jawnej, do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko wtedy, gdy wydatki te związane są z osiągnięciem, zachowaniem albo zabezpieczeniem przychodu, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak wskazała Pani we wniosku, wydatki na podróże służbowe Współpracowników są i będą pozostawać w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Konieczność odbycia podróży służbowych wynika z konieczności świadczenia usług prawnych na rzecz klientów Spółki, a podróże te odbywają się wyłącznie na polecenie Spółki. Odbycie podróży służbowej przez Współpracownika i świadczenie w miejscu docelowym usług prawnych na rzecz klienta Spółki (m. in. poprzez reprezentację klienta Spółki w sądzie bądź przed organem administracji publicznej) pozostaje w ścisłym związku z przychodem oraz źródłem przychodów Spółki. Świadczenie usług prawnych na rzecz klienta Spółki przez Współpracownika stanowi bowiem podstawę uzyskiwanego przez Spółkę wynagrodzenia od klientów. Współpracownicy realizują w ten sposób usługi świadczone przez Spółkę na rzecz jej klientów. Wydatki na podróże służbowe Współpracowników będą więc ponoszone w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia bądź zachowania źródła przychodu Spółki.

Odnosząc powyższe uregulowania prawne do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że wydatki związane z podróżami służbowymi (koszty transportu, noclegu i wyżywienia) stanowią koszty uzyskania przychodów w części przypadającej na Panią jako wspólnika Spółki, o ile nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez Współpracowników.

Odnosząc się natomiast do wydatków na szkolenia wskazać należy, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z treści wniosku wynika, że Spółka świadczy usługi prawne na rzecz polskich i międzynarodowych klientów. Spółka zawiera umowy ze Współpracownikami prowadzącymi działalnosć gospodarczą. Ze względu na specyfikę wykonywanej działalności, Współpracownicy Spółki są zobowiązani posiadać wiedzę specjalistyczną, nierzadko z dynamicznie rozwijających się dziedzin prawa, ekonomii oraz finansów. Brak rozwoju oraz dalszego kształcenia przez Współpracowników dotyczących wykonywanego przez nich zawodu prawniczego może skutkować niepoprawnym realizowaniem obowiązków wynikających z umowy o współpracę, a tym samym znacznymi stratami dla Spółki. Ponadto, brak poprawy jakości świadczonych usług poprzez odpowiednie szkolenia bądź poszerzenia zakresu świadczonych usług może spowodować utratę przez Spółkę pozycji rynkowej, co również wpłynie na osiągane przez nią przychody. W dynamicznie rozwijającym się systemie prawnym konieczne jest zapewnienie Współpracownikom możliwości dalszego rozwoju i kształcenia. W związku z tym, konieczne jest ponoszenie kosztów szkoleń odbywanych przez Współpracowników (m. in. koszt rejestracji na szkolenie, koszt transportu, koszt noclegu). Wydatki na szkolenia Współpracowników pozostają w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Rozwój Współpracowników pozwala poszerzyć zakres usług prawnych świadczonych przez Spółkę, a tym samym zwiększyć przychód ze świadczenia tego rodzaju usług.

W związku z tak przedstawionym zdarzeniem przyszłym należy podkreślić, że za koszty reprezentacji uważa się wydatki ponoszone na budowanie określonego wizerunku Spółki w oczach jej potencjalnych lub obecnych kontrahentów. Pojęcie « reprezentacji » nie obejmuje więc tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych współpracowników. Z wniosku wynika, że Współpracownicy nie są klientami Spółki. Wobec tego, stwierdzić należy, że Szkolenia nie są przeprowadzane dla osób nabywających usługi Spółki jawnej. Celem przeprowadzania Szkoleń jest zwiększenie kompetencji Współpracownika Spółki, ulepszenie jakości świadczonych przez Nią usług.

Jak wskazano powyżej, uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Z wniosku wynika, że istnieje związek przyczynowo-skutkowy między wydatkami na szkolenia, a przychodem Spółki. Szkolenia są związane z zakresem usług świadczonych przez Współpracowanika na rzecz Spółki.

Zatem wydatki poniesione przez Spółkę na szkolenia dla Współpracowników (m. in. koszt rejestracji na szkolenie, koszt transportu, koszt noclegu) stanowią, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów w części przypadającej na Panią jako wspólnika Spółki.

Podsumowując, może Pani uznać za koszty uzyskania przychodów w części przypadającej na Panią jako wspólnika Spółki, wydatki związane z podróżami służbowymi Współpracowników oraz wydatki na szkolenia Współpracowników.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

 Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Ponadto wskazuję, że z uwagi na to, że interpretacje prawa podatkowego wydawane są w indywidualnej sprawie zainteresowanego, co wynika z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – niniejsza interpretacja dotyczy tylko Pana jako Wnioskodawcy (osoby występującej z wnioskiem). Zatem, ww. interpretacja nie wywołuje skutków prawnych dla pozostałych wspólników spółki jawnej, którzy chcąc uzyskać interpretację indywidualną w swojej sprawie mogą wystąpić z odrębnymi wnioskami o jej wydanie, spełniającymi wymogi formalne, o których mowa w przepisach Ordynacji podatkowej.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).