Interpretacja

TEMATY:

Interpretacja indywidualna z dnia 17 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.432.2023.2.JSU

Dotyczy przechowywania faktur w formie elektronicznej i prawa do odliczenia podatku VAT.

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest:

- prawidłowe – w zakresie uznania, że Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania Dokumentów zakupowych uprawniających do odliczenia VAT, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych w terminach wskazanych we wniosku (pytanie we wniosku oznaczone nr 1),

- prawidłowe – w zakresie uznania, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów zakupowych (faktur, faktur korygujących, faktur uproszczonych, w tym paragonów zawierających NIP wystawcy oraz dokumentów z fakturami zrównanych) przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe Dokumenty Zakupowe zostaną zniszczone (część pytania oznaczonego nr 2 we wniosku),

- nieprawidłowe– w zakresie uznania, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów zakupowych, innych niż wyżej wymienionych, przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe Dokumenty Zakupowe zostaną zniszczone (część pytania oznaczonego nr 2 we wniosku).

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 16 listopada 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, uprawniających do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wpłynął 16 listopada 2023 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (...) (dalej jako: Wnioskodawca, Spółka) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT prowadzącym działalność gospodarczą polegającą na produkcji i dystrybucji szerokiej gamy produktów.

Spółka podlega opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Spółka podlega opodatkowaniu podatkiem CIT na zasadach ogólnych.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca otrzymuje znaczną liczbę dokumentów zakupowych takich jak faktury, faktury korygujące, noty księgowe, paragony, faktury uproszczone, w tym paragony zawierające NIP wystawcy, dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków na opłaty parkingowe i za autostrady oraz bilety komunikacyjne, itp. (dalej: Dokumenty zakupowe). Część z tych dokumentów jest wystawiana i dostarczana do Spółki w wersji papierowej.

W chwili obecnej Spółka przechowuje (archiwizuje) wszystkie te dokumenty w formie papierowej, tzn. dokumenty księgowe, które są wystawiane przez dostawców w formie papierowej są przechowywane (archiwizowane) w oryginale w tej formie.

Z kolei dokumenty księgowe wystawiane w formie elektronicznej (w tym faktury elektroniczne) są przechowywane w oryginalnej postaci elektronicznej.

Archiwizowanie dokumentów w formie fizycznej (papierowej) wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi (m.in. obsługa procesu, koszty przechowywania dokumentów w Spółce lub przechowywanie dokumentacji przez wyspecjalizowanych dostawców, bezpieczne zarządzanie dokumentacją oraz niszczenie dokumentacji zgodnie z wymogami prawnymi oraz zarządczymi).

Co więcej, jakość i czytelność znacznej części dokumentów papierowych z czasem podlega znacznej deterioracji. Doświadczenie Wnioskodawcy wskazuje, że znaczna część dokumentów papierowych pod koniec okresu ich ustawowego przechowywania (okres przedawnienia zobowiązania podatkowego) ulega wyblaknięciu lub innym uszkodzeniom na skutek oddziaływania czynników fizycznych. Stopień uszkodzenia dokumentów jest różny bowiem zależy od zastosowanej technologii druku oraz nośnika, ale są to okoliczności leżące poza kontrolą Wnioskodawcy (Spółka nie ma wpływu na to w jaki sposób te dokumenty zostały wystawione).

Dla potrzeb zminimalizowania kosztów oraz usprawnienia wewnętrznych procesów, Spółka rozważa zmianę dotychczasowej praktyki w zakresie przechowywania Dokumentów zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Przedmiotowa zmiana miałaby obejmować rezygnację z przechowywania papierowych Dokumentów zakupowych i przechowywaniu ich jedynie w formie zdigitalizowanej.

Zasady postępowania z papierowymi Dokumentami zakupowymi określone zostaną w stosownej procedurze obowiązującej u Wnioskodawcy i wiążącej dla wszystkich pracowników Wnioskodawcy uczestniczących w tym procesie.

Z kolei oryginalne Dokumenty zakupowe w formie papierowej byłyby niszczone w sposób i w terminie określonym powyższą procedurą, tj. po dokonaniu ich digitalizacji i przeprowadzeniu pełnej weryfikacji cyfrowej kopii Dokumentu zakupowego i zdarzenia nim udokumentowanego pod kątem ich autentyczności i integralności (dalej: Procedura). Procedura nie dotyczyłaby innych dokumentów, niż te wymienione powyżej jako Dokumenty zakupowe oraz nie obejmie sytuacji, w których Dokumenty zakupowe zostały pierwotnie wystawione w formie elektronicznej.

Każdy pracownik Spółki, który dokonuje na rzecz Spółki zakupu towaru lub usługi (dalej: Pracownik) zobowiązany jest do uzyskania od sprzedającego stosownego dokumentu księgowego potwierdzającego dokonaną transakcję i pozwalającego na zaewidencjonowanie jej w księgach rachunkowych.

W przypadku gdy transakcja zakupu jest udokumentowana za pomocą Dokumentu zakupowego, wyznaczony Pracownik będzie sporządzał jego elektroniczną kopię w formacie PDF za pośrednictwem dedykowanego przez Wnioskodawcę oprogramowania, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia dokumentu oraz integralność jego danych. Procedura przewidywać będzie różne tryby postepowania z Dokumentem zakupowym w zależności czy Dokument zakupowy papierowy jest dostarczany do Wnioskodawcy bezpośrednio przez Sprzedawcę (poczta/kurier, itp.) czy też Pracownik Wnioskodawcy otrzymuje go w sposób bezpośredni. Procedura przewidywać będzie też odpowiednie tryby postępowania w przypadku niekompletności otrzymanych w ten sposób cyfrowych kopii Dokumentów zakupowych lub wątpliwości co do ich rzetelności.

Po przejściu przez pełen proces weryfikacyjny cyfrowej kopii Dokumentu zakupowego, papierowy oryginał tego dokumentu będzie niszczony w określonym w Procedurze terminie. Wydatki, o których mowa w niniejszym wniosku mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Tym samym, nie są to wydatki ponoszone w związku z działalnością zwolnioną z opodatkowania podatkiem VAT, bądź z działalnością niepodlegającą opodatkowaniu tym podatkiem. Wydatki te, jako związane z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, stanowią też koszt uzyskania przychodu na gruncie podatku CIT.

Wnioskodawca będzie zapewniał organom podatkowym i innym organom administracyjnym, na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, niezwłoczny dostęp do Dokumentów zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej, a także niezwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku Dokumentami zakupowymi (w tym fakturami oraz innymi dokumentami,co do których przepisy ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego), Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między Dokumentem zakupowym, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Przedmiotowe kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będą wynikały z wprowadzonej przez Spółkę procedury weryfikacji każdego dokumentu otrzymywanego zarówno od razu w wersji elektronicznej jak i otrzymywanego w wersji papierowej.

Żaden dokument o nieodpowiedniej jakości nie zostanie zatwierdzony przez uprawnionego pracownika odpowiedzialnego w Spółce za sprawdzenie jakości dokumentu.

Decyzja o zniszczeniu dokumentów otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej będzie podejmowana dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych.

Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego lub okresu amortyzacji środka trwałego. Dokumenty zakupowe będą przechowywane na serwerach lub innych nośnikach zgodnie z odpowiednimi ustawami.

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług

1. Czy w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania Dokumentów zakupowych uprawniających do odliczenia VAT, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych w terminach wskazanych we wniosku?

2. Czy w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego [z] Dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe Dokumenty Zakupowe zostaną zniszczone?

Państwa stanowisko w sprawie

W zakresie pytania nr 1:

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej Dokumentów zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie ich papierowych oryginałów.

W zakresie pytania nr 2:

Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym w Procedurze sposobem ich digitalizowania przez Wnioskodawcę.

Uzasadnienie do pytania nr 1

W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku jednoczesnej archiwizacji ich papierowych oryginałów.

Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów. W szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu. Przede wszystkim jednak przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako Ustawa o VAT), podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Ponadto, według dyspozycji art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei zgodnie z dyspozycją art. 112a ust. 2 Ustawy VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 Ustawy o VAT).

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT).

W odniesieniu do faktur otrzymywanych przez podatników ustawodawca przewidział wymóg, aby takie faktury były przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W rozdziale Ustawy o VAT dotyczącym fakturowania zawarto definicję legalną m.in. pojęcia autentyczności pochodzenia faktury i integralności treści faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 Ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Autentyczność pochodzenia to stworzenie procedur umożliwiających identyfikację towaru, sprzedawcy i nabywcy. Procedury te mają na celu potwierdzenie autentyczności transakcji, co ma relewantne znaczenie w kontekście wykazania przez podatnika istnienia dobrej wiary i jego prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT (por. J. Matarewicz (w:) Ustawa o podatku od towarów i usług. Komentarz aktualizowany, Gdańsk 2020, art. 106m, dostęp: LEX).

Dodatkowo autentyczność pochodzenia faktury można zdefiniować jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy bądź wystawcy faktury. Faktura, której autentyczność pochodzenia zapewniono, to faktura, co do której nie istnieje jakakolwiek wątpliwość, że podmiot widniejący na niej jako sprzedawca zrealizował transakcję dokumentowaną fakturą (por. A. Bartosiewicz (w:) VAT. Komentarz, wyd. XIV, Warszawa 2020, art. 106m, dostęp: LEX).

Wnioskodawca zapewniać będzie autentyczność pochodzenia otrzymywanych Dokumentów zakupowych (w tym faktur) poprzez wskazaną w opisie zdarzenia przyszłego Procedurę obejmującą m.in. weryfikację merytoryczną i formalną dokumentów.

Każdy Dokument zakupowy, który wpływa do Spółki, niezależnie od sposobu dostarczenia, tj. tradycyjnie w formie papierowej czy elektronicznie, jest weryfikowany pod względem merytorycznym celem sprawdzenia, czy zakup potwierdzany tym dokumentem faktycznie miał miejsce, czy odpowiada zamówieniu (jeśli takowe było) , a więc czy faktura odzwierciedla w sposób prawidłowy faktyczną transakcję, która miała miejsce.

W ocenie Spółki, przyjęte rozwiązania obejmujące weryfikację Dokumentów zakupowych w sposób opisany w Procedurze pozwalają na stwierdzenie, że Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia otrzymywanych faktur.

Z kolei w myśl art. 106m ust. 3 Ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. W literaturze przedmiotu wskazuje się, że integralność treści oznacza brak możliwości ingerencji w treść dokumentu po jego wprowadzeniu do obrotu (por. J. Matarewicz (w:) Ustawa o podatku od towarów i usług. Komentarz aktualizowany, Gdańsk 2020, art. 106m, dostęp: LEX).

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, sposób archiwizacji Dokumentów zakupowych zgodnie z Procedurą uniemożliwia wprowadzanie jakichkolwiek zmian do skanu dokumentu papierowego, który jest wiernym odwzorowaniem dokumentu oryginalnego, zapisanym w nieedytowalnym formacie PDF. Modyfikacja obrazu dokumentu pozostaje niemożliwa od momentu wytworzenia skanu przez cały okres archiwizacji dokumentu, co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiona w opisie zdarzenia przyszłego Procedura skanowania dokumentów papierowych celem ich elektronicznego przechowania wypełnia wymogi przewidziane przez ustawodawcę celem zapewnienia przez podatnika integralności treści otrzymywanych Dokumentów zakupowych.

W myśl zacytowanych powyżej przepisów, podatnik ma również obowiązek zachowania czytelności Dokumentów zakupowych, w tym faktury.

Należy przez to rozumieć, że zapewniona jest możliwość odczytania danych zawartych na Dokumencie zakupowym, w tym fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń (A. Bartosiewicz (w:) VAT. Komentarz, wyd. XIV, Warszawa 2020, art. 106m, dostęp: LEX).

Procedura archiwizacji dokumentów obowiązująca w Spółce przewiduje kontrolę czytelności elektronicznego odwzorowania Dokumentów zakupowych, (w tym faktur) otrzymywanych w tradycyjnej formie papierowej. Dokument, którego odwzorowanie byłoby nieczytelne nie zostanie zaakceptowany w toku weryfikacji merytorycznej i formalnej. To powoduje, że dokumenty przechowywane przez Spółkę zgodnie z Procedurą są czytelne. Spełniona pozostaje zatem przesłanka czytelności otrzymywanych Dokumentów zakupowych (w tym faktur), o której mowa w art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT.

Z analizy powyższych przepisów należy wysnuć wniosek, że ustawodawca nie wymaga, aby podatnik przechowywał otrzymywane Dokumenty zakupowe w postaci, w jakiej zostały oryginalnie wystawione. Nie stawia się zatem wymogu, aby papierowo wystawione dokumenty były przechowywane w tej samej postaci.

W świetle art. 112a ust. 1 Ustawy VAT dopuszczalnym jest przechowywanie przez podatnika Dokumentów zakupowych wystawionych w postaci tradycyjnej, papierowej, w formie ich odwzorowania elektronicznego (np. skanu), pod warunkiem, że zachowana zostaje autentyczność pochodzenia takiego dokumentu, integralność jego treści i czytelność.

Jak wskazano powyżej, Spółka zapewniać będzie wypełnienie tych przesłanek poprzez wprowadzenie odpowiednich procedur postępowania, przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego. Nie ma zatem przeszkód, aby po odpowiednim zdigitalizowaniu, i elektronicznym zarchiwizowaniu Dokumentu zakupowego w tym faktury papierowej, podlegała ona zniszczeniu.

Przechowywane elektronicznie dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, a przede wszystkim będą dostępne na żądanie odpowiednich organów podatkowych.

Stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę w niniejszym wniosku akceptują organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS) z dnia (...) r., nr (...) wskazano, że: „należy zgodzić się ze Spółką, że wskazane w stanie faktycznym dokumenty mogą być przechowywane wyłącznie w sposób elektroniczny bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy”.

Podobne stanowisko odnajdujemy w następujących interpretacjach indywidualnych:

- interpretacja indywidualna DKIS z dnia (...) r., sygn. (...),

- interpretacja indywidualna DKIS z dnia (...) r., sygn. (...).

Podsumowując należy stwierdzić, że w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania Dokumentów zakupowych (w tym faktur) uprawniających do odliczenia VAT, dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

UZASADNIENIE stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4. art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT.

Kwotę podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy o VAT, stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a. nabycia towarów i usług,

b. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 Ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 Ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma fakturę lub inny Dokument zakupowy.

Katalog negatywnych przesłanek do odliczenia podatku VAT został zawarty w art. 88 Ustawy o VAT, który wskazuje, że nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący (art. 88 ust. 3a pkt 1 lit. a Ustawy o VAT), transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku (art. 88 ust. 3a pkt 2 Ustawy o VAT), wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności (art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a Ustawy o VAT), wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością (art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. b Ustawy o VAT) lub wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności (art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. c Ustawy o VAT).

Przepisy Ustawy o VAT nie uzależniają zatem powstania i przysługiwania prawa do odliczenia VAT naliczonego od postaci, w której przechowywane są Dokumenty zakupowe (w tym faktury) dokumentujące zakup towarów i usług.

W szczególności, przepisy Ustawy o VAT nie uzależniają prawa do odliczenia VAT od przechowywania Dokumentów zakupowych (w tym faktur) w postaci, w jakiej została wystawiona.

Podobnie bowiem jak brak jest przeszkód aby w formie tradycyjnej przechowywać Dokumenty zakupowe (w tym faktury) wystawione elektroniczne, tj. w formie wydruku fizycznego dokumentu elektronicznego, nie ma przeszkód by faktury papierowe przechowywać w formie elektronicznej, tj. w postaci skanu (lub zdjęcia), czyli ich wiernego odwzorowania elektronicznego.

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy dotyczące dokumentów uprawniających do odliczenia podatku VAT zawarte w art. 86 Ustawy o VAT należy interpretować przez pryzmat uregulowań zawartych m.in. w art. 112a Ustawy o VAT.

W konsekwencji należałoby dojść do wniosku, że o ile otrzymywane faktury i inne Dokumenty zakupowe są przechowywane z zachowaniem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności, nawet jeśli mowa o dokumentach, które zostały wystawione w formie tradycyjnej (papierowej), a przechowywane są w formie elektronicznej (w postaci wiernego skanu lub zdjęcia), wówczas nie ma przeszkód dla odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich Dokumentów zakupowych, przy założeniu, że nie zachodzą inne okoliczności uniemożliwiające odliczenie podatku, o których mowa w art. 88 Ustawy o VAT.

Przedmiotem niniejszego wniosku jest jednak kwestia ewentualnego wpływu sposobu przechowywania Dokumentów zakupowych (w tym faktur) na prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego.

W tym zakresie uznać należy, że jeżeli pozostaje on w zgodzie z regulacjami art. 112a Ustawy o VAT, forma przechowywania Dokumentów zakupowych (w tym faktur) nie ma wpływu na przysługujące podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, także w sytuacji, gdy Dokumenty zakupowe (w tym faktury) otrzymywane oryginalnie w formie papierowej będą przechowywane w postaci elektronicznej, a papierowe oryginały będą niszczone.

Zdaniem Wnioskodawcy, planowana zmiana sposobu archiwizacji otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w postaci pliku elektronicznego (skanu/zdjęcia), w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia VAT w nich wykazanego.

Zdaniem Spółki realizacja prawa do odliczenia VAT nie jest bowiem w żaden sposób uzależniona od formy, w jakiej przechowywane są Dokumenty zakupowe (w tym faktury) dające prawo do odliczenia VAT.

Takie stanowisko akceptują organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS) z dnia (...) r., nr (...) (...), w której wymieniono szereg wcześniejszych pism organów podatkowych potwierdzających takie stanowisko, np.: Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia (...) r., sygn. (...): „W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną zdigitalizowane (przeniesienie ich treści do wersji elektronicznej) nie będzie miał wpływu na możliwość (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych”.

Reasumując, w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i Dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe dokumenty zostaną zniszczone. Dotyczy to przy tym zarówno tych dokumentów, które już zostały przez Spółkę przed złożeniem niniejszego wniosku otrzymane i w przyszłości w wyniku realizacji zamierzenia Spółki przejścia na pełną digitalizację dokumentacji, ich wersje papierowe zostaną zniszczone (w związku z czym pozostaną tylko ich wersje elektroniczne), jak i dotyczy to przyszłych dokumentów papierowych, które Spółka po wdrożeniu nowego rozwiązania dopiero będzie otrzymywać i stosując przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizowania będzie dysponowała tylko wersjami elektronicznymi tych dokumentów (albowiem oryginały papierowe ulegną zniszczeniu).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, w zakresie podatku od towarów i usług, jest:

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570, ze zm.) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawianej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca otrzymuje znaczną liczbę dokumentów zakupowych takich jak faktury, faktury korygujące, noty księgowe, paragony, faktury uproszczone, w tym paragony zawierające NIP wystawcy, dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków na opłaty parkingowe i za autostrady oraz bilety komunikacyjne, itp.

Spółka przechowuje (archiwizuje) wszystkie te dokumenty w formie papierowej, tzn. dokumenty księgowe, które są wystawiane przez dostawców w formie papierowej są przechowywane (archiwizowane) w oryginale w tej formie. Z kolei dokumenty księgowe wystawiane w formie elektronicznej (w tym faktury elektroniczne) są przechowywane w oryginalnej postaci elektronicznej.

Spółka rozważa rezygnację z przechowywania papierowych Dokumentów zakupowych i przechowywaniu ich jedynie w formie zdigitalizowanej. Z kolei oryginalne Dokumenty zakupowe w formie papierowej byłyby niszczone w sposób i w terminie określonym procedurą, tj. po dokonaniu ich digitalizacji i przeprowadzeniu pełnej weryfikacji cyfrowej kopii Dokumentu zakupowego i zdarzenia nim udokumentowanego pod kątem ich autentyczności i integralności. Procedura nie dotyczyłaby innych dokumentów, niż te wymienione jako Dokumenty zakupowe oraz nie obejmie sytuacji, w których Dokumenty zakupowe zostały pierwotnie wystawione w formie elektronicznej.

W przypadku gdy transakcja zakupu jest udokumentowana za pomocą Dokumentu zakupowego, wyznaczony Pracownik będzie sporządzał jego elektroniczną kopię w formacie PDF za pośrednictwem dedykowanego przez Wnioskodawcę oprogramowania, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia dokumentu oraz integralność jego danych. Procedura przewidywać będzie też odpowiednie tryby postępowania w przypadku niekompletności otrzymanych w ten sposób cyfrowych kopii Dokumentów zakupowych lub wątpliwości co do ich rzetelności. Po przejściu przez pełen proces weryfikacyjny cyfrowej kopii Dokumentu zakupowego, papierowy oryginał tego dokumentu będzie niszczony w określonym w Procedurze terminie.

Wydatki, o których mowa w niniejszym wniosku mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Wnioskodawca będzie zapewniał organom podatkowym i innym organom administracyjnym, na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, niezwłoczny dostęp do Dokumentów zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej, a także niezwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W odniesieniu do wydatków dokumentowanych ww. Dokumentami zakupowymi (w tym fakturami oraz innymi dokumentami, co do których przepisy ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego), Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między Dokumentem zakupowym, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przedmiotowe kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będą wynikały z wprowadzonej przez Spółkę procedury weryfikacji każdego dokumentu otrzymywanego zarówno od razu w wersji elektronicznej jak i otrzymywanego w wersji papierowej. Decyzja o zniszczeniu dokumentów otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej będzie podejmowana dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych. Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego lub okresu amortyzacji środka trwałego. Dokumenty zakupowe będą przechowywane na serwerach lub innych nośnikach zgodnie z odpowiednimi ustawami.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii czy będzie On uprawniony do przechowywania Dokumentów zakupowych uprawniających do odliczenia VAT, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych w terminach wskazanych we wniosku.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca, Dokumenty zakupowe będą przechowywane w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego lub okresu amortyzacji środka trwałego. Dokumenty zakupowe będą przechowywane na serwerach lub innych nośnikach zgodnie z odpowiednimi ustawami.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania dokumentów, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy należy zgodzić się z Państwem, że dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej Dokumentów zakupowych, dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany przez Wnioskodawcę) i niszczenie ich papierowych oryginałów.

W odniesieniu do wątpliwości Wnioskodawcy dotyczących prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe Dokumenty Zakupowe zostaną zniszczone, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Odpowiadając zatem wprost na Państwa pytanie należy wskazać, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów zakupowych tj. faktur, faktur korygujących, faktur uproszczonych, w tym paragonów zawierających NIP wystawcy oraz dokumentów z fakturami zrównanych, przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe Dokumenty Zakupowe zostaną zniszczone. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia pozostałych przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Natomiast, Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów, innych niż wyżej wymienionych, niezależnie od sposobu ich przechowywania.

Mając na uwadze powyższe, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2, oceniono w części prawidłowo i w części nieprawidłowo.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanych pytań) Wnioskodawcy.

Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniami wskazanymi we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Zaznaczenia wymaga, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

Praktyczny leksykon VAT 2023

Dane dokumentu

Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 17 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.432.2023.2.JSU