Interpretacja indywidualna z dnia 12 stycznia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.726.2022.4.KM

Dotyczy ustalenia, czy pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup ubrania służbowego w pełnej wysokości

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 listopada 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione za zakup ubrania służbowego w pełnej wysokości.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 14 grudnia 2022 r. (data wpływu 14 grudnia 2022 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzącą biuro rachunkowe. Obecnie chciałaby pracownikom zatrudnionym na stanowiskach księgowy/a, kadrowy/a, sekretarka wypłacać ekwiwalent pieniężny za pranie oraz używanie odzieży służbowej.

Pracownicy otrzymali od pracodawcy odzież służbową (koszulę, koszulkę polo, polar), która posiada cechy charakterystyczne dla pracodawcy, takie jak: duże nadrukowane logo oraz określony kolor. Jest to odzież stanowiąca własność pracodawcy, a pracownik zobowiązany jest do jej zwrotu.

Ubranie służbowe jest noszone przez pracowników w pracy oraz poza siedzibą pracodawcy, ale tylko w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych (u klientów pracodawcy). Odzież służbowa nie będzie wykorzystywana dla celów osobistych. W razie zużycia odzież jest wymieniana przez pracodawcę, a w sytuacji zakończenia stosunku pracy, pracownicy zwracają odzież pracodawcy.

Podstawy wypłaty ekwiwalentu oraz obowiązek i warunki korzystania z odzieży służbowej wynikałyby wprost z przepisów wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy.

W tym zakresie pracodawca wprowadzi wewnętrzne zarządzenie dotyczące obowiązku i warunków używania odzieży służbowej.

W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z dnia 14 grudnia 2022 r. Wnioskodawca wskazał m.in., że:

Zgodnie z artykułem 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami  uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Poniesiony przez Wnioskodawcę koszt odzieży służbowej w opinii Wnioskodawcy będzie służył w zabezpieczeniu źródła przychodów.

Dla Wnioskodawcy istotna jest jakość świadczonych usług na którą wpływa także wizerunek i postrzeganie go przez klientów. Używanie przez pracowników jednolitego ubioru z logo Wnioskodawcy wpływa na identyfikację u klientów oraz postrzeganie, wyróżnienie się na rynku. Jest to także forma reklamy usług Wnioskodawcy. Przy dzisiejszej dość dużej konkurencji na tym rynku, budowanie pozytywnego wizerunku także poprzez używanie odzieży służbowej jest formą promocji służącą także pozyskaniu innych klientów.

Wewnętrzne zarządzenie pracodawcy będzie obligowało pracowników do używania odzieży służbowej zarówno na terenie zakładu pracy jak i poza nim, a szczególnie w kontaktach z klientami oraz osobami trzecimi. Pracownicy dość często odbierają dokumenty bezpośrednio od klientów, a także w ich imieniu kontaktują się z urzędami i organami administracji dlatego też będzie to służyło reklamie usług Wnioskodawcy, budowaniu jego pozytywnego wizerunku wobec osób trzecich. Takie działanie może skutkować pozyskaniem nowych klientów.

Pytanie

Czy pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup ubrania służbowego w pełnej wysokości? (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy podatkowe nie definiują pojęcia ubioru służbowego ani też pojęcia umundurowania, jednakże ustawa wyraźnie wskazuje na obowiązek używania ubioru służbowego, jako przesłankę do zastosowania powyższego zwolnienia. Z uwagi na brak w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych definicji ubioru (odzieży) służbowego rozstrzygnięcia, co może być elementem ubioru służbowego czy też, w jakich przypadkach ubiór pracownika uznaje się za służbowy, należy przeprowadzić w oparciu o językowe znaczenie słów „ubiór” i „służbowy”.

Uniwersalny Słownik Języka Polskiego określa mianem „ubrania” – „to, co się nosi; ubranie, strój”, „służbowy” – „dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy”. Wobec powyższego uznać należy, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych, np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo, itp.

W związku z tym, ubiorem służbowym będzie taki ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy jest obowiązkiem pracownika. Ubiór służbowy powinien charakteryzować się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niemożliwe, czy też niecelowe byłoby używanie go na potrzeby prywatne pracownika, a to oznacza, że winien być wykorzystywany jedynie do celów związanych z wykonywaniem obowiązków powierzonych w ramach stosunku pracy. Tak więc, odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp., (takie stanowisko zawarto w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 lutego 2021 r. Znak 0113-KDIPT2-3.4011.934.2020.1. GG).

Można, więc uznać, że ubiór służbowy musi spełniać dwa warunki: jego noszenie jest obowiązkiem pracownika (wynikającym z regulaminu czy umowy o pracę) oraz musi on posiadać charakterystyczne cechy, które uniemożliwiają wykorzystanie go do celów prywatnych (np. naszyte logo firmy, charakterystyczny krój i kolor, itp.), tj. tak zindywidualizowane elementy, przez które odzież ta traci przymiot odzieży o charakterze osobistym. (…) Wydatki na odzież służbową z umieszczonym logo firmy mogą być kosztem podatkowym. Nadruk oznacza, że odzież traci charakter osobisty. Odzież taka służy promocji przedsiębiorcy oraz budowaniu pozytywnego wizerunku firmy. W drodze wewnętrznej regulacji można określić stanowiska i zakres obowiązków, na których taka odzież może być używana. (…)

W analizowanej sytuacji ubiór służbowy pracownika będzie oznaczony logo pracodawcy i ponadto zgodnie z wewnętrznymi przepisami pracodawcy, pracownik będzie miał obowiązek posługiwania się nim w celu promocji pracodawcy, w kontaktach z klientami pracodawcy.

Tym samym można uznać, że będzie spełniona definicja odzieży służbowej, do której noszenia będzie zobowiązany pracownik na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy.

Wydatki ponoszone przez firmę na zakup ubiorów służbowych dla pracowników stanowią koszt podatkowy u pracodawcy, jeżeli obowiązek korzystania z nich wynika m.in. z decyzji o używaniu przez pracowników ubiorów służbowych podjętej przez kierownika zakładu oraz wtedy, kiedy są one pozbawione cech odzieży osobistej. Jeżeli stroje pracownicze spełniają wymienione wcześniej warunki uznania ich za odzież służbową, to wydatki na ich nabycie są wówczas firmowym kosztem podatkowym. (…)

Podsumowując, jako koszt podatkowy można uznać w pełnej wysokości wydatki na zakup przez Wnioskodawcę odzieży służbowej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „Ustawa CIT”):

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu).

Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje, więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W tym miejscu należy podkreślić, że to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

Należy zauważyć, że wydatki o jakich mowa we wniosku nie mają charakteru wydatków reprezentacyjnych, lecz są wydatkami o charakterze reklamowym.

Reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego. Wobec braku definicji pojęcia reklamy należy w tym względzie odwołać się do znaczenia tego terminu w języku potocznym. W świetle objaśnień zawartych w „Słowniku języka polskiego” opracowanym pod redakcją M. Szymczaka (Warszawa 1994, tom III), reklama to: „rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie kogoś, zalecanie czegoś przez prasę, radio, telewizję, środki (np. plakaty, napisy, ogłoszenia itp.) służące temu celowi”.

Wydatki poniesione na reklamę, w pełnej wysokości podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że wydatki te pozostają w związku z przychodami uzyskiwanymi przez podatnika.

Art. 16 ustawy CIT nie zawiera regulacji dotyczących odzieży ochronnej i roboczej, w związku z czym należy uznać, powołując się na powyżej przytoczoną generalną zasadę, że wydatki pracodawcy na zakup odzieży ochronnej i roboczej są kosztem uzyskania przychodów.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że ubrania o których mowa we wniosku spełniają funkcję reklamową, gdyż zmierzają do identyfikacji Spółki, a co za tym idzie Jej rozpoznawalności na rynku, co w efekcie wpływa na zwiększenie przychodów.

Logo jest to znak handlowy, o charakterze graficznym, dzięki któremu podmioty reklamują swoje usługi, przy czym jednocześnie odróżniają się od innych. Logo identyfikowane jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami czy usługami, które poprzez swoje działanie zwiększają ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcają do ich nabycia.

Z przedstawionych we wniosku informacji wynika, że Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, prowadzącą biuro rachunkowe. Pracownicy otrzymali od pracodawcy odzież służbową (koszulę, koszulkę polo, polar), która posiada cechy charakterystyczne dla pracodawcy, takie jak: duże nadrukowane logo oraz określony kolor. Jest to odzież stanowiąca własność pracodawcy i jest użytkowana przez pracowników w miejscu pracy (w organizacji), a także poza nią (podczas pracy w terenie, tj. u klienta), zgodnie z jej przeznaczeniem. Pracownicy dość często odbierają dokumenty bezpośrednio od klientów, a także w ich imieniu kontaktują się z urzędami i organami administracji.

Używanie przez pracowników jednolitego ubioru opatrzonego logo Wnioskodawcy jest formą promocji służącą pozyskaniu innych klientów. Odzież będzie podlegała zwrotowi do pracodawcy w przypadku przedarcia się, bądź ustania stosunku pracy.

Wnioskodawca wskazał, iż używanie przez pracowników jednolitego ubioru z logo Wnioskodawcy wpływa na identyfikację u klientów oraz postrzeganie i wyróżnienie się na rynku. Posłuży także reklamie usług Spółki. Takie działania służą pozyskaniu nowych klientów, co w dobie wysokiej konkurencji na rynku jest bardzo istotne.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii ustalenia czy może On zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup ubrania służbowego pełnej wysokości.

Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy należy wskazać, że wydatki ponoszone są na rzecz pracowników Wnioskodawcy. Pracodawca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Mając powyższe na względzie oraz przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że wydatki które Spółka poniosła na zakup ubrań służbowych, oznaczonych logo firmy w widocznym miejscu, będą mogły być uznane za wydatki reklamowe. Ubrania te kojarzą się bowiem z firmą poprzez oznaczenie ich logo Spółki. Taki strój wyróżnia pracowników firmy spośród innych osób i jest formą promocji służącą pozyskaniu innych klientów. Zakupiona przez Wnioskodawcę tak oznaczona odzież, jako pozbawiona waloru osobistego, nie będzie nadawała się do wykorzystania w innym miejscu niż w pracy w firmie prowadzonej przez Wnioskodawcę, a stanowi swoiste dodatkowe narzędzie do osiągnięcia przez Wnioskodawcę przychodu w przyszłości i zabezpieczenia przychodu osiąganego obecnie. Tym samym, wydatki te w pełnej wysokości będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w pełnej wysokości na zakup ubrania służbowego oznaczonego logo firmy należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanego przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób prawnych, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz.2651).