Jak wypełniać i kiedy składać nowe formularze ZUS

Płatnicy składek, którzy chcą tylko przez 10 lat przechowywać dokumentację pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999-2018, muszą przekazać do ZUS dwa nowe formularze. W pierwszej kolejności należy złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW, a potem same raporty ZUS RIA.Płatnik składek ma wówczas 12 miesięcy (od złożenia oświadczenia ZUS OSW) na ich uzupełnienie. Niezależnie od daty zatrudnienia ubezpieczonych, od stycznia 2019 r. pracodawcy i zleceniodawcy zobowiązani są przekazywać dodatkowe dane na nowym formularzu ZUS RPA oraz w poszerzonym dokumencie ZUS ZWUA.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują regulacje skracające z 50 do 10 lat okres przechowywania przez płatników składek dokumentacji pracowniczej (w tym płacowej) osób zatrudnionych w ramach umowy:

• o pracę,
• zlecenia,
• agencyjnej lub
• innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

W przypadku pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999-2018, skrócenie to zostało uzależnione od przekazania przez pracodawcę (zleceniodawcę) raportu informacyjnego ZUS RIA, zawierającego dane niezbędne do ustalenia w przyszłości prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. Jeżeli pierwsze zatrudnienie nastąpiło po 2018 r., skrócenie okresu przechowywania akt jest obligatoryjne. W tym przypadku również należy przekazywać do ZUS dodatkowe informacje.

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych - ZUS OSW

Płatnicy składek, którzy zatrudnili pracowników lub zleceniobiorców po raz pierwszy w latach 1999-2018, aby skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania ich dokumentacji z 50 do 10 lat, muszą w pierwszej kolejności złożyć druk oświadczenia ZUS OSW. Jest to krótki dokument, składający się jedynie z trzech bloków.

W bloku I formularza płatnik składek zamieszcza własne dane identyfikacyjne, które już wcześniej podał w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZIPA lub we wpisie do KRS/CEIDG, tj. numery NIP i REGON, nazwę skróconą płatnika składek (podaną w zgłoszeniu płatnika składek, we wniosku CEIDG-1 lub w formularzu NIP-8 złożonym w urzędzie skarbowym). Jeśli płatnik jest osobą fizyczną podaje również numer PESEL (lub numer dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej - gdy numer PESEL nie został nadany), a także własne imię i nazwisko oraz datę urodzenia.