Jakich czynności wymaga przejście z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej

Chcemy prowadzić dokumentację kadrową w wersji elektronicznej zamiast papierowej. Czy wybierając wersję elektroniczną dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r., muszę skanować wszystkie dokumenty, jakie znajdują się w aktach osobowych, potwierdzając pieczątką za zgodność z oryginałem? Czy trzeba je zapisywać w folderze oraz czy muszę mieć dodatkowy program kadrowy? Jak mam potwierdzić dokumenty podpisem elektronicznym?

Przejście z papierowej na elektroniczną dokumentację pracowniczą od 1 stycznia 2019 r. wymaga odwzorowania cyfrowego (np. zeskanowania) każdego dokumentu znajdującego się w aktach osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy każdego pracownika. Następnie konieczne jest opatrzenie każdego e-dokumentu (np. skanu) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Przy podpisywaniu należy używać urządzenia do e-podpisu i e-pieczątki. Tak przygotowane dokumenty cyfrowe mają być przechowywane w systemie teleinformatycznym (programie elektronicznym), który musi spełniać określone wymagania.